Le suivi des heures supplémentaires par le logiciel gestion des heures

Parmi vos collaborateurs, il y a certainement ceux qui peuvent être amenés à faire des heures supplémentaires, même si vous ne le souhaitez pas vraiment. De ce fait, vous devez rémunérer ces heures-là même si vous pensez qu’elles sont assez injustifiées. Il vous faut donc bien réagir face à ces heures non prévues et les traiter délicatement avec une solution de gestion de temps. Mais comment réaliser le bon suivi de ce travail ? 

C’est quoi un logiciel de gestion des heures de travail ? 

Un logiciel de Suivi des heures de travail est une solution qui propose un large panel d’outils de suivi de temps. C’est notamment utile dans le temps de travail inclus dans le plan de gestion des ressources humaines, ou bien le suivi des heures par activité. Effectivement, les employés ont un portail RH avec de nombreux modules, commençant par un suivi de planning, une gestion de congés et d’absences et une gestion des heures supplémentaires. Les entreprises souhaitent parfois organiser un suivi analytique du temps passé, donc la solution de saisie des temps propose une bonne approche de gestion des heures de travail. Cette méthode de gestion des temps vous permettra de définir la base de données pour gérer les activités, de manière à efficacement représenter l’organisation du travail de l’entreprise. Concernant la notion d’heures supplémentaires, cela ne devra pas être confondu avec celle des horaires, qui a fixé les bornes au niveau des journées de travail. En premier lieu, il faut déterminer s’il y a des horaires spécifiques, pour savoir si l’employé respecte bien ou non les directives qui lui sont imposées. Les heures supplémentaires sont alors des heures que l’employé a travaillé à part la durée légale du travail ou de la durée d’équivalence appliquée dans l’entreprise. C’est à l’employeur de demander ou de tacitement admettre leur réalisation. Pour plus de détails, visitez le site de jouroff.com 

Comment suivre les heures supplémentaires avec un logiciel de gestion des heures ? 

Pour faire le Suivi des heures de travail, la solution de gestion des heures de travail offre deux techniques de calcul. La première méthode se base sur le calcul d’heures supplémentaires avec la feuille d’activités et de temps. Dans ce concept, les salariés doivent déclarer les heures travaillées chaque semaine. Puis le logiciel d’heures de travail va effectuer un décompte d’heures. Cela va se faire via l’espace feuilles time tracking. L’avantage d’une telle technique est que la saisie du temps de travail dans la solution time tracking, peut aussi servir à bien gérer le temps pour annualiser le temps de travail, si votre entreprise s’occupe des contrats annualisés. Cette annualisation est notamment très répandue dans les sociétés qui font une activité saisonnière demandant de moduler leur temps de travail. Sachez que cette démarche implique une signature d’accord d’annualisation entre la société et les représentants des employés. 

Une autre méthode : Déclarer les heures supplémentaires semaine par semaine 

Pour cette méthode, les employés déclarent les heures supplémentaires qu’ils ont estimé avoir effectuées directement. Cette approche évitera le fait de saisir des heures globales travaillées, vu que le calcul des heures se base sur la déclaration du salarié directement. De la même manière, l’employeur peut valider ou rejeter la feuille d’heures donnée par le salarié. Dans cette condition, le paramétrage des règles de gestion des heures de travail concerne le calcul des heures. Vous devez donc préciser toutes les conditions de décompte de chaque heure travaillée au-delà de celles qui sont contractuelles. Cela suivra quelques critères : majoration et seuil pour le dimanche travaillé (à payer ou à récupérer), pour les jours fériés travaillés (à payer ou à récupérer), seuil hebdomadaire de déclenchement à récupérer et seuil hebdomadaire de déclenchement à payer. À moins que vous ayez une convention collective stipulant que les heures supplémentaires soient toutes payées, et que la récupération des heures n’a pas été faite, cela ne rentrera pas dans l’ordre. 

Quelques conseils à prendre en compte dans votre suivi 

Gérer des heures supplémentaires est assez inhérent face à une gestion du temps de travail. Les solutions de gestion des temps vous permettront de suivre, d’éviter et d’anticiper la dérive des heures sup. Un bon logiciel vous aidera à respecter votre cadre légal avec un suivi en temps réel de toutes les heures prises par le salarié. Grâce à des compteurs spécifiques, vous anticipez les heures supplémentaires en évolution suivant une planification adaptée. En faisant la liaison avec un logiciel de paie, toutes les heures supplémentaires seront incorporées dans vos éléments variables de paie et qui sont valorisées en fonction de vos règles. Pour le manager, les alertes permettent d’être informé afin de mieux piloter les heures supplémentaires selon les plafonds et la législation de 220 h par an. Une gestion des heures sup est un sujet partagé avec un collaborateur. Un self-service salarié va lui permettre de déclarer les heures supplémentaires soumises à la validation des managers ou bien des services RH pour préserver essentiellement l’équité des temps de travail.